Technische Dokumentation - ein komplexer Bereich!

Alle links in der Spalte aufgeführten Tätigkeiten gehören zum großen Thema "Technische Dokumentation" und sind oft Bestandteil der Arbeit. Sogar "Gebäude-Dokumentation" ist gerade im Anlagenbau ein relevanter Teil der gesamten Technischen Dokumentation. Alle genannten Tätigkeiten werden von TECdocs® mit hoher Kompetenz, auf nachweislich qualifizierter Basis durchgeführt.

Es ist eben nicht nur "mal eben die Anleitung schreiben" ...

Wer benötigt Technische Dokumentation?

Kurz gesagt: Jeder, der mit dem Verkauf seiner Produkte in der EU Geld verdienen möchte!

Ihre Technische Dokumentation ist fester Bestandteil des Produktes, welches Sie in den Markt bringen. 
Ohne die Technische Dokumentation ist Ihr Produkt unvollständig und darf nicht in den Markt der EU gebracht werden. Das bedeutet umgangssprachlich  "Anleitung erstellen".

Ohne Technische Dokumentation können Sie nicht den Nachweis erbringen, dass Sie sich an die Richtlinien und Gesetze zum Inverkehrbringen von Produkten in den EWR gehalten haben. Siehe dazu ebenfalls "CE-Management".

Mit Ihrer abgebegebenen "EG-Konformitätserklärung" erklären Sie, dass Sie als Hersteller/Inverkehrbringer alle für Ihr Produkt geltenden Normen und Richtlinien der EU eingehalten haben. Stimmt Ihre EG-Konformitätserklärung nicht, dürfen Sie Ihr Produkt nicht in der EU in den Markt bringen.

Dabei st es gleichgültig, ob Sie ein Haartrockner oder ein Kraftwerk produzieren und verkaufen (d. h.  "in den Markt bringen"). Mit Ihrer Technischen Dokumentation versetzen Sie den Benutzer in die Lage, Ihr Produkt bestimmungsgemäß und wirtschaftlich, ohne Gefährdung des Benutzers, einzusetzen.

Der Umfang Ihrer Technischen Dokumentation hängt natürlich vom Produkt ab: Ein Haartrockner wird eine kleinere Benutzerinformation (= Technische Dokumentation) benötigen als ein Kraftwerk.

Eine neue, weit gehend unbekannte Situation kommt dabei auf das Handwerk zu: Auch Handwerksbetriebe stellen oft ein "Produkt" her - und müssen Ihr Produkt genauso wie z. B. ein Maschinenbauer an die rechtlichen Forderungen anpassen, um es verkaufen zu dürfen. Auch Handwerksbetriebe müssen also für ihr Gewerk / für ihr Produkt ggf. eine Anleitung  bzw. Technische Dokumentation erstellen. Einen richtungsweisenden Artikel zu diesem Thema hat Rechtsanwalt Jens-Uwe Heuer-James veröffentlicht (Artikel lesen).

Erstellungsprozess Technische Dokumentation

Das Erstellen von technischer Dokumentation folgt festgelegten Richtlinien und "Leitplanken", durch viele Normen und gesetzliche Vorgaben kann dieses Schema methodisch auch nicht nennenswert verändert werden. Die Einhaltung dieser gesetzlichen und normativen Vorgaben ist elementarer Bestandteil zur Erstellung richtlinienkonformer Technischer Dokumentation. Dieses allgemeine Arbeitsschema ist in nebenstehender Abbildung dargestellt (Zum Vergrößern klicken).

Und seit einiger Zeit gibt es auch mehrere Normen für die Erstellung von Bedienungsanleitungen, z. B. die DIN EN 82079-1 bzw. IEC/IEEE 82079-1 Ed. 2 als aktuelle Nachfolgerin und die DIN EN ISO 20607 mit Schwerpunkt auf Maschinen. Von dieser Horizontal-Norm "82079" gibt es eine "Edition 2", die im Mai 2019 rechtskräftig veröffentlicht worden ist. In dieser  aktualisierten 82079, die die Belange der Technischen Dokumentation für alle Produkte vorschreibt, sind auch Redaktionsprozesse und Informations-Management-Prozesse detailliert beschrieben, das "Informations-Management" wird mit der "Edition 2" zum Schwerpunkt.

Eine weitere, wesentliche Neuerung der IEC/IEEE 82079-1 Ed. 2 ist das Erstellen von Benutzerinformationen nach Zielgruppen getrennt: Ihre Maschine/Anlage wird von z. B. drei unterschiedlichen Benutzergruppen benutzt, im Beispiel Wartungspersonal, Bediener, Einrichter. Dann erstellen Sie drei Handbücher für Wartungspersonal, Bediener, Einrichter, speziell angepasst auf die Belange dieser Zielgruppen. Auf diese Weise erhalten Sie gut angepasste Handbücher, die an die Bedürfnisse Ihrer unterschiedlichen Zielgruppen genau angepasst sind.

Ich arbeite nach dem dargestellten Verfahren, sowie allen anderen vorgegebenen Möglichkeiten, richtlinienkonforme Benutzerinformationen zu produzieren: Nur auf diese Art und Weise bekommen Sie Rechtssicherheit in Ihre Technische Dokumentation (siehe auch Seite "CE-Management"). 

Ein Tipp: Es ist eine sinnvolle Sache, die verschiedenen Stufen des Redaktionsprozesses in die internen Produktions-Abläufe zum Controlling zu integrieren. Durch die Definition der redaktionellen und normativen Prozesse ist diese Festlegung möglich geworden. In der täglichen Arbeit erfahre ich dauernd,  dass sich erst bei Erstellung der Technischen Dokumentation noch nicht-geklärte Probleme auftun. Dies kostet Zeit und somit auch Geld, es ist also sinnvoll, das interne QM in die einzelnen Erstellungsprozesse mit einzubinden. 
Auf diese Art und Weise kostet Technische Dokumentation nicht nur Geld, sondern trägt zur produktiven Wertschöpfung mit bei: Als Ergebnis erhalten Sie richtlinienkonforme, preiswerte Produkte am Markt und Sie brauchen sich wahrscheinlich nicht mit Streitereien zu beschäftigen.